Notion : créer son CRM de A à Z !

Qu’est-ce que Notion ?

Notion a été créé en 2013 mais ce n’est que tout récemment que Notion a dépassé la barre des 100 millions d’utilisateurs, septembre 2024.

L’une des clés de son succès est sa simplicité d’utilisation. Tout le monde est capable de le prendre en main rapidement, et j’ajouterai également la possibilité de tout pouvoir centraliser au même endroit.

Plus qu’un simple outil de prise de note !

Notion a débuté comme simple outil de prise de note, à l’instar d’Evernote, et petit à petit à étendu ses fonctionnalités au point de devenir bien plus qu’un simple outil de prise de note.

L’objectif de ses fondateurs est de simplifier l’utilisation des outils au quotidien et de centraliser l’ensemble des outils que vous utilisez au quotidien afin de n’avoir plus qu’un outil qui puisse répondre à tous vos besoins.

Notion veut remplacer plusieurs applications type Word, Excel ou PowerPoint pour ne citer qu’eux.

Au fur et à mesure de son évolution, ils ont ajouté les bases de données, des graphiques, et la possibilité de se connecter à beaucoup d’outils nativement, tel que figma, Google Drive, Slack, etc.

Un ecosystème

Aujourd’hui Notion est devenu un écosystème grâce à ses nombreuses fonctionnalités avancées telle que :

• l’IA intégré directement à vos pages,
• son API qui permet de d’automatiser vos action,
• Notion calendar qui permettra de gérer votre agenda Google directement dans Notion,
• Plus récemment, Notion mail.

Comme indiqué au début de l’article, Notion veut tout centraliser vos wikis, vos projets, vos forms, et même vos petites bases de données.

Avec toutes ses fonctionnalités, Notion est un candidat idéal pour mettre en place son CRM.

Les étapes pour y arriver 🧗‍♂️

Avant toute choses, la mise en place d’un CRM sur mesure n’est pas une chose simple en soi.

Il faut bien définir son projet et ses besoins en avance car sa mise en place est une chose qui demande un certain investissement en temps, selon la complexité de votre business et le nombre d’utilisateur.

Néanmoins ne vous inquiétez pas 😉, je vous accompagnerai pas à pas dans sa mise en place.

Si vous souhaitez plus de détails concernant les CRM en général, je vous renvoi ici.

Définir les besoins

Dans un premier temps, il faudra définir les besoins de votre activité. Mieux vos connaissez votre activité et votre entreprise meilleur sera le CRM mis en place.

Ici nous essayerons de rester simple afin que vous puissiez comprendre certains principes.

Voici certaines questions que vous pourriez vous poser :

• Quel est l’objectif de mon CRM ? un CRM est un projet où il faut attendre un retour sur investissement, ROI
• De quelles genre d’informations je souhaite récolter ? attention RGPD
• Qui utilisera Le CRM et dans quel but ?
• Est-ce que mon process des ventes est assez mature ? si vous définissez vos besoins sans avoir clairement établie votre process, le projet risque de tomber à l’eau
• Et enfin, quels sont mes indicateurs clés de performance (KPI) ? il est important de suivre ses KPI tant sur la mise en place du CRM (adoption de l’outil par les équipes, augmentation de la productivité, moins d’erreurs commises, etc.) ou ka relation clients (nombre de commandes, satisfaction client, nombre d’abonnés réseaux sociaux, etc.)

Plus vous vous poserez de questions pour mieux comprendre les besoins de vos clients, vos besoins et celui de vos équipes, mieux vous pourrez construire votre CRM.

La base de données

Maintenant que nous avons défini nos besoins, il faudra modéliser la base de données.

Il faut voir la base de données comme un fichier Excel avec plusieurs feuilles, et chaque feuille est connectée à une autre.

L’objectif de la base de données sera de stocker et de structurer nos données.

En résumé, elle sera votre single source of truth, votre unique source de vérité.

Maintenant passons à la pratique. Ici l’objectif est de définir les tables (feuilles du tableau Excel) dont nous aurons besoin, et les relations entre elles.

Vous pouvez utiliser des outils comme Miro ou Excalidraw pour ça, sinon simplement une feuille de papier et un crayon suffira amplement. Moi j’utiliserai Mermaidjs.

Sachons qu’il y a autant de CRM personnalisé que d’activité, là on supposera que nous avons une activité de formation.

Voici les caractéristiques de notre activité exemple :

• Il y a 5 personnes qui utiliseront le CRM, et ils sont tous formateur,
• Il y a plusieurs formations dispensées,
• Chaque clients peut envoyer un ou plusieurs élèves,
• Chaque élève désignera la formation qu’il souhaite suivre,
• Chaque élève devra signer une feuille d’émargement,
• Les feuilles d’émargement seront transmis au client en même temps que la facture en fonction du nombre d’élèves présents
• Des actions marketing sont régulièrement mises en place afin de promouvoir les nouvelles formations.

On supposera qu’au début du cours qu’une feuille d’émargement est transmise, et que la facture sera établie en fonction des élèves présents.

Voici les tables que nous aurons besoin :

• Clients (évidemment 😄),
• Factures
• Elèves,
• Formateurs,
• Formations,
• Classes

Le diagramme ressemblera à ça :

Mise en pratique et template !

Maintenant que vous avez déterminer votre base de données, il ne vous restera plus qu’à créer votre espace en quelques étapes :

1. Créer les bases de données sur Notion

Je vous conseille de créer une page où vous allez renseigner l’ensemble de vos bases de données appelée “Base” tout simplement 😊.

2. Ajouter les champs dont vous avez besoin et le contenu

Il suffira tout simplement d’ajouter les colonnes avec les informations dont nous avons besoins sans oublier d’ajouter le contenu.

3. Définir les relations entre les bases de données

Ici il faudra définir les relations entre les bases de données. Il faudra ajouter un champ type “Relation”, et sélectionner s’il y a une limite. Exemple : une facture facture est associée à un client.

4. Créer le visuel pour vous et vos équipes

Enfin, il faudra créer des vues (un visuel) pour rendre l’utilisation plus simple.

Vous pouvez créer une vue pour vous, une vue pour les formateurs, etc.

Tada 🎉 maintenant vous savez comment créer un CRM !

Vous avez ici le template final. Ce template est simple de prime abord mais il permet de poser les bases. De plus, plus votre CRM sera “simple” plus il sera facile de le faire évoluer.

Pour aller plus loin 🚀

Graphiques

Notion dispose d’une fonctionnalité intéressante : les graphiques.

Cela vous permettra d’avoir des statistiques sur vos ventes (CA réalisé par client ou par année, les formations avec le plus d’absentéisme, etc.).

Automatisations

Une fois votre CRM mis en place comme il le faudrait, il sera nécessaire de passer à la prochaine étape en automatisant process.

Dans notre exemple, ça aurait pu être :

• la création automatique de la facture à la fin de la formation,
• l’envoi d’e-mail de relance pour rappeler lorsque la formation débutera,
• envoyer un email promotionnel lorsqu’une formation a été mise à jour ou lors d’ajout d’un complément.

Vous pouvez utiliser directement les automatisations dans Notion ou des outils no-code comme n8n ou make.

Conclusion

La mise en place d’un CRM personnalisé sur Notion n’est pas une chose simple, mais nécessite une certaine préparation et reflexion sur les besoins de l’entreprise. Une fois que les bases ont été mise, il est possible de le faire évoluer à l’infini.